Registerbeskrivning

Personuppgiftsansvarig
Lisi Wahls stiftelse för studieunderstöd sr
FO‐nummer: 0307086‐4
Kontaktperson:
Edvard Silén, Grundvägen 36 A 1, FI‐00330 Helsingfors, Finland

Registrets namn
Rimbert - Register över dem som ansökt om och/eller beviljats stipendium

Uppgiftsbiträde
Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland (2379356-8)
Simonsgatan 8 A
00101 Helsingfors

Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland använder följande underleverantörer:
- Amazon Web Services, för utskick av e-post till i ansökningssystemet registrerade användare
- Signicat, för identifiering av personer som anhåller om utbetalning av beviljat bidrag eller stipendium
- Nebula Oy, all information i registret lagras på Nebulas servrar

Syfte med registret (berättigat intresse)
Behandlingen av data i registret baserar sig på ett berättigat intresse. Personuppgifter behandlas för att verkställa stiftelsens syfte. Sådan data, vars behandling medför specifika risker, såsom personbeteckning och bankkontonummer, behandlas i så begränsad omfattning som möjligt.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter
Rätten till behandling av personuppgifter baseras på att den sökande ger sitt samtycke och på lagliga förpliktelser.

Syfte med behandlingen av personuppgifter 

Register över bidrags- och stipendieansökande: 
- För behandling av ansökningar om bidrag eller stipendier riktade till Lisi Wahls stiftelse för studieunderstöd sr

Register över bidragsmottagare samt stipendiater: 
- För utbetalning och uppföljning av beviljade bidrag och stipendier samt för att göra behövliga anmälningar om bidrag och stipendier till myndigheter. 

Register över ansökarrespons som lämnats i samband med ansökningsprocessen:
- För att utveckla ansökningssystemets användarvänlighet och funktionaliteter
- Registret har ingen inverkan på behandlingen av den sökandes ansökningar

Registrets informationsinnehåll 
I registret bevaras uppgifter om den sökande eller sökandes kontaktperson som i första hand har lämnats av den sökande.

Obligatoriska personuppgifter för inlämning av ansökan: 
- uppgifter som identifierar den sökande (t.ex. namn, adress, telefon, e-postadress, personbeteckning/FO-nummer) 

Den sökandes egna uppgifter om sig själv i ansökan, exempelvis: 
- matrikel eller meritförteckning 
- skol- och studiebetyg 
- arbetsintyg 
- andra dokument och uppgifter som den sökande har bifogat till stöd för ansökan 
- eventuella rekommendationer som skaffats med den sökandes samtycke 
- övriga uppgifter som behövs för ansökan 

Om den sökande beviljas ett bidrag eller ett stipendium sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande i det elektroniska registret, exempelvis:
- kontonummer
- information gällande rekvisition och om betalningstransaktioner
- information om när beslut fattats
- information om eventuella ändringar gällande bidraget eller stipendiet eller återtagande av dessa
- information om meddelanden till Skatteförvaltningen och Lantbruksföretagarnas pensionsförbund
- information om TUPAS identifiering i samband med rekvisition
- bidrags- eller stipendiemottagarens redovisning av bidraget

Personer under 15 år
Personer under 15 år som önskar söka ett bidrag eller ett stipendium skall först be sina föräldrar/förmyndare att kontakta Lisi Wahls stiftelse för studieunderstöd sr innan de kan söka om stöd.

Hur länge bevaras uppgifterna
Den sökandes ansökningar och uppgifter sparas för evigt. Ansökningsmaterialet, både beviljade ansökningar och ansökningar som fått avslag, har ett stort kulturhistoriskt värde för framtida forskning i Lisi Wahls stiftelse för studieunderstöd sr stödverksamhet och det ger också en möjlighet att utvärdera effekten av samt utveckla bidragsverksamheten. 

Det elektroniska materialet överförs till passiv förvaring efter 20 års tid, vilket innebär att endast ett fåtal personer i personalen har tillgång till de äldre uppgifterna. Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland utvärderar och justerar regelbundet förvaringstiden för ansökningsmaterialet. 

Regelmässigt utlämnande av uppgifter 
- Ansökningarna behandlas av Lisi Wahls stiftelse för studieunderstöd sr tjänstemän samt styrelse. 

- Alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna av sekretessplikt

- Personerna som evaluerar ansökningarna har endast begränsad tillgång till de delar av materialet som de behöver se för att kunna genomföra sitt arbetsuppdrag och rättigheten till uppgifterna är tidsbegränsad således att personerna inte längre kan komma åt informationen då deras uppdrag är avslutat. 

- Rättigheten att se och uppdatera personuppgifter är begränsad både på personnivå och tidsmässigt genom registerförarens interna, centralt administrerade, rättigheter.

- Uppgifter kan på basen av dataskyddsförordningen och annan dataskyddslagstiftning lämnas ut åt främst: 
    • Skatteförvaltningen 

- Uppgifter tillhörande beviljade bidrag och stipendier kan lämnas ut i (avslag publiceras inte): 
    • Publikationer 
    • Webbsida 
    • Sociala medier

- Uppgifter kan vid behov utlämnas till andra fonder och stiftelser för att främja informationsutbyte.

Flyttning av data till länder utanför Europeiska unionen (EU) eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES)
Uppgifter utlämnas inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. 

Skydd av register
I behandlingen av ansökningar och uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte obehörigt riskeras. Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt.

Ansökningar, uppgifter och ansökningsbilagor ska skyddas från utomstående. Utskrifter av skriftligt registermaterial, om dylika existerar av praktiska skäl, bevaras i låsta lokaler.

Utlämnande av uppgifter
I det fall stiftelsen lämnar ut personuppgifter kan mottagaren fungera som ett personuppgiftsbiträde. Det är Stiftelsens ansvar att säkerställa mottagaren behandlar personuppgifterna enligt lagen.

Rimbert är ett ansöknings- och behandlingsprogram för bidrag och stipendier, som upprätthålls, och vars rättigheter, ägs av Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland. Kulturfonden för Sverige och Finland har genom avtal rätt att utnyttja programmet. Nyttjanderätten innehåller inte rätten till programmets kod och inte heller rätt att åt tredje part överlåta nyttjandet av programmet. Nyttjanderätten innefattar inte heller rätt att göra ändringar i programmet.

Ansökningar, uppgifter och ansökningsbilagor ska skyddas från utomstående av Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland. 

De sökandes förbindelse till webbtjänsten för ansöknings- och behandlingsprogram för bidrag och stipendier skyddad genom SSLkryptering som Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland svarar för. 

Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland har ett avtal med Nebula Oy som svarar för tjänsten och registret förvaras i en Nebula Cloud 9-molntjänst vars säkerhet är baserad på industristandarder som PCI-DSS. Administrativ lösenordskyddad åtkomst till registret ges endast åt av Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland namngivna personer.

Stiftelsen använder Louhi Net Oy (louhi.net) som teknisk leverantör av stiftelsens e‐post och webbplats.

Personuppgifter kan lämnas ut till stiftelsens kontaktpersoner på Nordea Bank AB (publ) i Finland och Premium Group Oy och till Förbundet Hem och Skola i Finland r.f.

Dessutom behandlas personuppgifterna av personer som ger teknisk och administrativ support, revisionsbyråer och revisorer.

Den registrerades rätt till åtkomst och korrigering av sina uppgifter
De som ansöker om eller beviljas stipendium har rätt att få åtkomst till de uppgifter i stiftelsens register som berör dem själva. Kontrollbegäran och frågor kan riktas till stiftelsen genom ett meddelande till stiftelsens postadress.

De som ansöker om och/eller beviljas stipendium har rätt att begära rättelse av en felaktig uppgift i stiftelsens register. Begäran om rättelse ska göras skriftligen och den ska vara undertecknad av personen som ber att få utlämnat sina uppgifter. Registerföraren har rätt att be den som lämnat begäran om att få kontrollera sina uppgifter om att bestyrka sin identitet.

Begäran om rättelse ska vara specificerad till adressen:
Kontaktperson: Edvard Silén, Grundvägen 36 A 1, 00330 Helsingfors, Finland

Stiftelsen/personuppgiftsansvarig informerar den registrerade om vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av begäran. Informationen ska ges inom en månad från att begäran tagits emot. Vid behov kan tidsfristen förlängas med högst två månader med beaktande av antalet begäran och hur komplicerade de är.

Motiveringar till stipendiebeslut till sökanden
Stiftelsen lämnar inte ut kommentarer av dem som bedömer stipendieansökningar till sökanden. Stiftelsen motiverar inte sina beslut om ansökningarna. Styrelsens beslut kan inte överklagas.

Rätt att lämna in ett klagomål
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att behandlingen av personinformationen strider emot EU:s dataskyddsförordning.